Durchführung strukturierter Mitarbeitendengespräche
So setzt du deine Gespräche Schritt für Schritt um:
1. Vorbereitung
- Zielsetzung und Schwerpunkte klären
- frühzeitige (mind. zwei Wochen vorher) Information über Anlass, Themen, Termin und Ort geben
- individuellen (zumindest groben) Gesprächsleitfaden erstellen und mit Mitarbeiter*in abstimmen
2. Durchführung
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Eröffnung: Anlass, Ziel, Ablauf, Zeitrahmen
- persönliche/besondere Themen seitens Mitarbeiter*in?
- Bericht Mitarbeiter*in: Arbeitssituation, Aufgaben, Zusammenarbeit etc.
- 180°-Feedback durch Mitarbeiter*in: Führungsverhalten, Zusammenarbeit mit Führungskräften
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Bericht der Führungskraft: Aufgaben, Ziele, Veränderungen, Entwicklungen etc.
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Feedback der Führungskraft für Mitarbeiter*in: Arbeitsverhalten, Leistungseinschätzung, Potentialeinschätzung etc.
3. Ausblick
- Zielvereinbarungen, Entwicklungsmöglichkeiten und -wünsche besprechen
- Abschluss: Nachfragen, ob aus Sicht des*der Mitarbeitenden noch offene Punkte oder Fragen bestehen
- auch bei schwierigem, möglicherweise konfliktbelastetem Verlauf des Gesprächs soll ein wertschätzender und lösungsorientierter Gesprächsabschluss angestrebt werden
4. Nachbereitung
- Reflexion
- Dokumentation
- Maßnahmen definieren und einleiten
Was, wenn es mal schwierig wird? So meisterst du auch kritische Mitarbeitendengespräche
Vor allem bei kritischen Mitarbeitendengesprächen bietet sich das KOALA-Prinzip an. Ein kritisches MAG nach dem Koala-Prinzip sorgt auch in schwierigen Gesprächen dafür, dass die Kommunikation respektvoll und zielführend bleibt, während der*die Mitarbeitende aktiv in den Lösungsprozess einbezogen wird. Der Ablauf wird durch die Prinzipien Klarheit, Offenheit, Aktivität, Lob und Abschluss geführt, wobei die Besonderheiten eines schwierigen Gesprächs berücksichtigt werden:
KOALA-Prinzip
Klarheit
Kommuniziere zu Beginn des Gesprächs klar, dass es sich um ein kritisches Gespräch handelt. Erkläre die Gründe für das Gespräch und mache deutlich, dass es um die Klärung von Problemen oder Verbesserungspotenzialen geht. Transparenz sorgt dafür, dass der*die Mitarbeitende weiß, was ihn*sie erwartet und warum das Gespräch notwendig ist.
Offenheit
Sprich offen und direkt über die festgestellten Probleme oder unbefriedigenden Leistungen des*der Mitarbeitenden. Lege Wert auf eine ehrliche und respektvolle Kommunikation, um Missverständnisse zu vermeiden. Der*die Mitarbeitende sollte ebenfalls die Möglichkeit haben, seine*ihre Sichtweise zu teilen und Perspektive darzulegen, ohne Angst vor negativen Konsequenzen zu haben.
Aktivität
Im Rahmen dieses Gesprächs werden konkrete Lösungen erarbeitet. Beziehe den*die Mitarbeitende in den Prozess der Problemlösung ein, um gemeinsam Maßnahmen zu definieren, die zu einer Verbesserung führen. Setzt klare Ziele und vereinbart realistische Schritte, wie der*die Mitarbeitende Verhalten oder Leistung ändern kann. Unterstützungsmöglichkeiten durch die Führungskraft oder das Unternehmen sollten ebenfalls besprochen werden.
Lob
Auch in einem kritischen Gespräch ist es wichtig, positive Aspekte zu erwähnen. Zolle dem*der Mitarbeitenden Anerkennung für die bisherigen Leistungen oder positive Eigenschaften, um das Gespräch auszugleichen und die Motivation zu fördern. Dadurch legst du den Fokus nicht nur auf die negativen Punkte, sondern auch auf das Potenzial zur Verbesserung.
Abschluss
Das Gespräch endet mit einer klaren Zusammenfassung der vereinbarten Maßnahmen und der Festlegung eines Zeitrahmens, in dem eine Verbesserung erwartet wird. Eine klare Vereinbarung schafft Verbindlichkeit und sorgt dafür, dass das Gespräch konstruktiv abgeschlossen wird.
Bildnachweis
Bild von Sora Shimazaki auf pexels.
